仕事を止めない環境作りを目指す！作成データのクラウド保存とパソコン本体のバックアップ

データバックアップの必要性

WebDreamはパソコンサポートの際に、データのバックアップが非常に重要だと伝えてきました。

もしパソコン本体に不具合が起きても、データさえ残っていればそのデータを使って作業ができます。とにかくデータをのバックアップをするようにと。

使用しているパソコン本体にのみデータを保存するのではなく、外付けUSBもしくは、HDD、SSDといった外部デバイスにもデータを残しておくように習慣づけが大事です。

このような考え方に従い、WebDream自身もCD-ROMに書き込んだり、外付けHDDなど使ってバックアップを行っていました。

その後、NASの導入を行ったり、HDDの速度に満足できず外付けSSDを使ったバックアップ方式を経て、現在ではクラウド利用によるオンラインストレージを用いた、データバックアップの状態にたどりつき運用を行ってきました。

仕事上ワード、エクセル、そしてパワーポイントといったオフィス系データの取り扱いが多く、サブスクリプションのMicrosoft 365 を導入し、作成データの保存先としてOne Driveを使用しています。

インターネットに接続している状態が当たり前となり、パソコンを仕事に使うことからもOffice系のデータだけでなく、ホームページサポート用のデータや画像データなど、様々なデータの保存先としてクラウドの活用が中心となっています。

メインPCの突然の不具合

機械である以上何かしらの不具合は発生するものと常に考えることが大切だと思いますが、普段問題なくパソコンが使えているときは、不具合がおこる事なんて考えもしません。

しかし、不具合は突然やってくるのです。

つい先日、メインPCの電源ボタンをONにすると、キーボードのバックライトは点灯するのですが、ディスプレイに何も表示されません。

あれ？Windows Update等のせいで、更新状態なのかもと思ってしばらく待ってみますが画面には何も表示されないままでした。

まれに電源ON時にそのような経験をしたことがあったことから、電源ボタン長押しで強制電源OFFを試みますが、電源が一度切れたかと思うと直ぐ電源ONになってしまい、電源を切ることもできなくなってしまいました。

電源ONの状態で10分以上放置してみても同じで、状況が変わることなくACアダプタを取り外した状態で電源ボタン長押しでやっと電源OFFすることができました。

そのまましばらく時間を空けて、電源ONにしてみますが結局症状は変わることなく。突然の不具合発生です。

経験上このような状態はパソコン本体内部の問題で、おそらくメインボードに何かしらの不具合が発生していると思われます。

幸いにもWebDreamは延長保証に加入していたおかげで、メーカーの修理対応を受けることができました。メーカーサポートへの修理を依頼し、パソコン本体の引き取りをお願いしました。

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仕事への影響とデータ

メインPCは残念ながら不具合の発生により使用することができません。しかし仕事にはパソコンが必要です。WebDreamは不具合が発生する前に使用していたパソコンをサブ機として利用していたこともあり、そのPCでの運用に移行します。

いくつかのファイルをオンライン上ではなく、デスクトップ上に保存していた覚えがありますが大事なファイルはとにかくオンライン上に残すという考えだったのが助かりました。

Office系・画像データ等

取引先とやり取りをしている、Word・Excel・PowerPointといったオフィス系のデータはもちろん、Ｗｅｂサイト構築のための画像データなど、作成したデータです。

仕事で使うデータはほとんどがオンラインストレージ上に保存していたこともあり、オンライン接続ができれば問題なく利用できます。

メールデータ

メールについてはOutlookを使用しており、メインPCでは気が付いた時にメールデータを保存していたのですが、残念ながら最新のメールデータはパソコン本体のみの保存でした。

しかし、サブ機でもメール自体は使える状態にしていたことと、数カ月前に受信した状態は保持していることもありメールの全データがなくなることは避けることができました。

会計データ

WebDreamはインストール型の会計ソフトを利用しています。メインPCでは手動で一括バックアップデータを作成していました。

作成したバックアップデータをクラウドへコピーしており、オンライン上のデータを確認したところ１カ月ほど前のデータですが、残していたことで全データがなくなるといった最悪の事態を避けることができました。

各種ソフトウェア

Microsoft 365 の契約のおかげで、Office系のソフトはサブ機でも利用可能状態です。同時使用は５台という制限はありますが、複数台インストールをしたままにできるサブスクリプションメリットを活かせました。

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その他画像処理・PDF系といった各種ソフトウェアについては、サブ機で不足しているものを追加でインストールや、更新などを行い、サブ機での作業ができる環境を整えることができました。

メインPCの本体のみに保存していたデータは修理に出したことで、初期化を余儀なくされるため一部使えなくなってしまうものはありますが、最近の運用方法として作成データはオンラインストレージに保存することを習慣づけていたことで、パソコン不具合発生の当日にサブ機での仕事環境を整えることができました。

バックアップの変遷

現在はクラウドストレージ上に作成データを保存していますが、いままでWebDreamが作成データをどのような媒体・方法でバックアップをしてきたのかを振り返ってみました。

光学系ディスク期

取り扱うデータ量が今に比べ少なかったこともあり、光学ディスクに個別にバックアップを取っていました。

書き込み１回で保存するといえばCD-ROMで、書き換えができるディスクとしてMOがありました。建築関係の取引先と仕事をしたときにMOを使用したことがありますが、WebDraem自身はMOメインではなくCD-ROMを多用していました。

あと、CD-ROMと同サイズで、読み書きができるデバイスとしてPDドライブがあり、このPDについてはドライブを入手し一時期バックアップ用として使用していたこともあります。

外付けHDD期

外付けHDDの価格が下がって入手しやくなり、500GBから１TBといった2.5インチ外付けHDDをバックアップ用として利用していました。

バックアップ用として外付けHDDを２台準備して、定期的に作成データをバックアップしていました。１台運用でないのは、外付けHDDも「こわれるかもしれない」といった考え方から、２台のHDDに交互にデータバックアップを取っていました。

NAS期

Windows ServerタイプのNASを入手し、ネットワーク用のデータサーバーとして利用していました。共通エリアを作成し、ネットワークドライブレターを付加し複数台のパソコンのデータドライブとして使っていました。

ただし、NAS内だけではデータの保管にとどめることなく、外付けHDDへのバックアップを定期的にとっており、NASと外付けHDDを併用してバックアップしていた時期です。

外付けSSD期

NASと外付けHDD期の次に利用していたのは、外付けSSDでのバックアップです。出始めのころはSSDは高価でしたが、だんだんとコストパフォーマンスが良くなった時期に利用し始めました。

SSD480GBから960GBと容量も増加し、それなりに入手しやすい価格になり、そしてなんといっても速度が速い。バックアップの時間が短くなりそれなりに快適に利用していました。

クラウド期

光学ディスクからHDD、NAS、SSDと外部ドライブを利用したバックアップを使ってきましたが、どうしても定期的に、自身でバックアップを取るという点、外出時にノートパソコンを持ち歩くために外付けドライブの携帯が必要になる点が気になっていました。

この時期になるとパソコンを常にインターネットにつなげた状態で使用することが多くなりました。外出先であってもテザリングやモバイルルーターといった接続環境を整え、常時ネット接続状態で利用できるようになっていった時期でもあります。

ここで、クラウド接続ができるNASにするかそれともクラウドドライブを利用するかの選択となりました。

Windows ServerのNAS期にも外部から接続できる環境を考えたのですが、まだ外付けHDD、SSDの併用となっていたわけですが、この時期には外部からの接続できるものが、パソコン周辺機器メーカーから多数販売されはじめ、価格も下がってきたためクラウドとどちらにするか悩んでいたわけです。

ただし、NASを事務所に設置する場合、そのNASの無停電化ならびに事務所内ネットワーク接続も無停電化、それからNAS自体はHDDもしくはSSDを記憶媒体として利用するわけなので、機器のバックアップを考えなくてななりません。

機器の購入費用や維持管理と機器の入れ替え発生のことまで考えたときに、クラウドドライブをした方が良いだろうという結論にたどり着き、仕事面でのOffice系ソフトの利用も必須であったことから、Microsoft 365の導入に至りOneDriveでのデータ利用となったという流れです。

ここでもちろんネットワークドライブのデータのバックアップも必要となるため、パソコンを複数台利用する形で、クラウドドライブと同データをPC内に同期し常に最新状態かつ、保存している状態の領域を準備するようにしています。

バックアップ体制の必要性を実感

メインPCの突然の不具合発生で、メインPCの修理が必要となりその修理の間仕事ができなくなるという事態に陥ることが無かったのは、使用するデータをオンラインストレージに保存していたことに他なりません。

この点はオンラインストレージを利用していたことに感謝です。

また、ハード面として使用している機器がメインPC１台だけではなく、メイン機への乗り換え前に使用していたパソコンをサブ機使える状況であったことも大きいと思います。

機器の入れ替えにおいて、新しい機器の運用を始めて動作に問題が無ければ、旧機器は廃棄へと進むことが多いかと思いますが、今回の例では入れ替え前の機器を旧環境として残しておいたことが、仕事を止めることなく環境を整えられた要因だと思います。

データだけでなくハード面のバックアップを考える

今回オンラインストレージ上にデータを残していましたが、オンライン上でなくとも、外付けドライブ、NASといった保存先に残しておくことが大事なんだと実感しました。

また、バックアップを手動で行う場合は、どうしてもバックアップデータと最新データとの時間差が発生する可能性があるため、自動的にバックアップできるソフトウェア等で差分バックアップなどを常に実行できる機環境を整えることも必要かもしれません。

その点、オンラインストレージでインターネット接続時であればオンライン上のデータが最新状態であることが担保できるため、メリットが大きいでしょう。

ただし、オフライン時に作成・変更したデータの場合に、オンラインとの同期ができていないことがあるためその点には注意が必要です。

一方、ハード面の運用についても考えておく必要があると思います。WebDreamではメイン機・サブ機というパソコンが複数台あったことで本当に助かっています。

メイン機１台しかなければ、修理が終わるまで仕事をすることができません。相手がある仕事をしている以上何もできない状態があってはなりません。

費用面などクリアしなければならないかもしれませんが、データのバックアップと同様ハード面のバックアップといった使用する機器についても複数台使える環境を整えることが仕事を止めないための環境づくりだと言えるでしょう。

まとめ

パソコンは故障するものという前提で、壊れるかもしれないからデータのバックアップを常に取っておくことを習慣づけることを肝に銘じました。

オンラインではなくPC本体に保存するデータも考慮し、毎日ではなくとも、１週間、２週間といった定期的に行っておくことの重要性を考えておくことが大事だと思います。

また、パソコンが１台しかない場合、その機器が壊れるかもしれないことを考えて、もしもの場合の代替え機の準備ができるかなど、費用面は考えるとしても複数台で運用できる環境づくりを考えておくことが大事でしょう。

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データのバックアップとハード面のバックアップを整えることで、仕事を止めない環境づくりの重要性を実感しました。

今回の不具合は、連日続いた酷暑のせいかもしれないとおもったところです。