新カラーレーザ複合機に入替え!受信FAXをEメール転送し外出先で確認する環境構築-2

新カラーレーザ複合機に入替え!受信FAXをEメール転送し外出先で確認する環境構築-2
この記事はだいたい 12 分前後で読めます。

カラーレーザー複合機設置

2023年6月新しいカラーレーザー複合機を導入することとなりました。運送会社の配送受け取りから始まる開梱・設置から設定について記事を先日掲載しました。

プリンタ・コピー・スキャナ・FAXと様々な機能が搭載されていることはもちろんですが、今回の導入の決め手はやはり受信したFAXを指定したメールアドレス宛に転送してくれる機能です。

前述の記事では電話回線を使ったFAXの送信・受信の確認までで終わっていたため、今回の記事では受信したFAXの転送について書いていこうと思います。

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ブラザークラウドサーバー利用

今回導入したカラーレーザー複合機は、前回もお伝えしたようにブラザーのMFC-L3780CDWです。

出典:amazon

ブラザー工業 A4カラーレーザー複合機 MFC-L3780CDW (FAX/無線・有線LAN/ADF/両面印刷)

基本機能:プリント、コピー、スキャン、ファクス

  • 寸法:W410×D462×H401mm、重量:約21.6kg
  • インターフェイス:USB、有線LAN、無線LAN
  • 最大用紙サイズ:A4、最大給紙枚数:標準用紙トレイ250枚、多目的(手差し)トレイ30枚
  • プリント速度(片面):カラー・モノクロ約30枚/分。製品寿命:約20万ページまたは7年のいずれか早い方

Link→MFC-L3780CDWカラーレーザー複合機 をみる(Amazon)

上記の説明では、この複合機の魅力であるファクスEメール転送機能などのネットを活用した面が記載されていないため、brother(ブラザー)公式サイトを確認してみます。

ファクスEメール転送

出典:ブラザーbrother レーザー複合機 ファクスクラウド転送/ファクスEメール転送
URL:https://www.brother.co.jp/product/printer/laserprinter/mfcl3780cdw/feature/feature4/index.aspx

この公式サイトの説明から、受信したFAXデータをインターネット経由でクラウドサービスへの転送を行ったり、指定したEメールアドレス宛に転送できることがわかります。

ここで着目すべきは、ファクス複合機とクラウドサービスまたは転送先のPC・スマホ等の間にある”ブラザークラウドサーバー”の記載です。

これは複合機がLAN接続されていて、インターネットに常時接続していることが前提となりますが、複合機がインターネットに接続していることでブラザーのクラウドサーバを経由してFAXの転送ができるというものです。

このファクスEメール転送機能を使うメリットとしては、説明にもありますがメール送信のための複合機本体にメールサーバーの設定を行う必要がないということでしょう。

複合機本体の操作パネルから転送設定を選び、宛先となるメールアドレスを指定するだけで、受信FAXのEメール転送機能の確認を行いました。

あっけなく設定完了と行きたいところですが、この”ブラザークラウドサーバー”を利用したファクスEメール転送の場合ブラザーのサービスのドメインのアドレスがメールの差出人となります。

WebDreamとしては複合機そのものに、【 webdream.jp 】ドメインのメールアドレスを付加し、この複合機が差し出し人となるような設定を行いたいと考えました。

インターネットファクス送信活用

この複合機MFC-L3780CDWにはインターネットファクス送信機能が備わっています。この機能を確認する前にWebDreamは別の機能でメールの設定を行っていました。

それは、複合機の持つスキャン時の転送処理です。スキャン時にネットワーク上のパソコンが起動していればそのパソコンの指定フォルダにスキャンしたデータを送ることができます。もちろん設定によってはクラウドに直接送ることもできます。

ネットワーク上のパソコンから複合機の設定を行うことができる”Web Based Management”があり、その設定の中に”スキャンto Eメール送信”という項目があり、その設定でメールの送信設定(SMTP)がありました。

スキャンtoEメール送信

Web Based Management設定一部項目 画面キャプチャ:WebDream

メールサーバーの設定項目があり、複合機そのものに送信用のメールアドレスを設定することができ、送信元をこの複合機のメールアドレスとしメールでスキャンデータを転送することができました。

ファクスの転送設定の順番とは異なりますが、この時点で複合機に送信メールアドレスを設定したことになりました。

ファクス応用機能

ここでやっと本来の目的となる、複合機に設定したメールアドレスを使って、受信したFAXをEメール転送設定となりました。

パソコンから複合機の”Web Based Management”に進み、【ファクス】→【応用機能】とたどり、FAXの転送設定を行うことができます。

Web Based Management ファクス転送設定 画面キャプチャ:WebDream

転送方法で【ファクス転送】を選択し、転送先のメールアドレスを入力します。転送先にほかのFAX番号を指定することもできますし、複合機に登録したアドレスで指定したり、複数宛先に転送したい場合はグループダイヤルを指定するといったこともできるようです。

今回はWebDreamで準備した複合機専用の送信先メールアドレスを指定しました。その送信先のメール設定でスマホへの転送設定も行い、パソコンでメーラーを起動していなくても確認できるように整えました。

この設定画面で、受信FAXの転送時のファイル形式をTIFFかPDFから選択でき、転送したファクスを複合機で自動印刷を行うか指定できます。

設定を完了し、複合機にFAXを送信してパソコン側で受信できるとともにスマホにも転送されることを確認できました。また複合機でも控えとして印刷するように設定しました。

ペーパーレスの観点から考えれば、転送時にはデータとして残るから印刷しなくてもよいかとも考えましたが、運用を始めたばかりなので、データと印刷の両面でしばらく様子よ見ようと思います。

FAX転送時の注意点

カラーレーザー複合機の入れ替えに伴い、受信したFAXをパソコン・スマホあてにEメール転送できる環境を整えることができました。

とても便利な機能なのですが、Eメール転送処理において注意すべき点があります。

メールの件名がすべて同じ

Web Based Management ファクス送信設定 画面キャプチャ:WebDream

今回導入したbrother(ブラザー)のMFC-L3780CDWの送信設定で、送信時のメールの件名・メール文面を自分用に変更することはできます。

しかし、受信したFAX毎に内容を変更する機能はなく、送られてくるメールの件名がすべて同じになってしまうため、受信したメールの添付データを開くまでどこから送られたFAXなのかわかりません。

FAXの受信回数が少なければ、転送されたメールの確認も容易でしょうが、受信回数が増え転送メールが多くなった時に、必要なFAXを見つけるのに時間がかかるおそれがあります。

とはいえ、受信したFAXをメールで受け取ることができていれば、受信したデータの内容を確認し送信元毎に整理するなど対応は可能だと思います。

まとめ

外出先でFAXの送受信を行わなう必要性が生じ、送信のためにコンビニエンスストアへ足を運び、受信に関しては外出先での受信環境をもっていなかったために、内容を電話で確認するといったことが始まりでした。

FAX送信については、『秒速FAX送信』を昨年(2023年)に導入し送信環境を整えることができていましたが、FAX受信についてはなかなか進まずといった感じでした。

今回カラーレーザー複合機MFC-L3780CDWを導入したことで、複合機本体にメールアドレスを付加し、受信したFAXを指定したメールアドレスへと送信できるようになりました。

これで念願だった外出先でもFAXの送受信を行うことができる環境が整ったことになります。

導入した複合機にはクラウドサービスとの連携機能や、複合機自体にメールを送信してその内容を印刷するなど豊富な機能が備わっているようなので、そのあたりも活用方法を考えながら試していきたいと思っています。

設定方法やメール設定などは使い方や環境によっても異なるかと思います。WebDreamと同型の複合機を導入された場合設定の詳細・方法などにつきましてはブラザーのサポートへ直接お尋ねいただくようお願いいたします。

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